Flexibilität für verschiedene Aufgaben

In der Regel wird aDIS/Archiv zur Verwaltung der Sammlungen einer Einrichtung genutzt. Die Offenheit wird durch die Unterstützung des xml-basierten, internationalen Austauschformats EAD gesichert.

Die Verwaltung von Nachlässen und Autographen mit aDIS/Archiv basiert auf einem Metadatenmodell, dass auf den ISAD(G) Standard für konventionelle Sammlungen ausgelegt ist. aDIS/Archiv greift auf Normdaten wie Personen, Körperschaften, Schlagwörter und Werktitel zu, die nach dem Regelwerk RDA erschlossen werden. Eine GND-Update Schnittstelle ist in aDIS/Archiv verfügbar, sodass Personen, Körperschaften und Werktitel direkt mit der DNB abgeglichen werden können. Ein OAI Abgleich mittels des OAI-PMH Protokolls hält Normdaten stets aktuell, sofern diese eine GND-Nummer besitzen.

Für den Kalliope-Verbund haben wir vor kurzem eingerichtet, dass im Erfassungssystem aDIS/Archiv die vollständige GND über OAI-PMH gespiegelt wird.

Auch das Erfassungsschema für RISM, das internationale Quellenlexikon für Musik, einschließlich des Plain and Easy Codes (eine graphische Umsetzung einer Notencodierung in Noten) steht in aDIS/Archiv zur Verfügung. So konnten MARC21-Daten von RISM migriert und in aDIS/Archiv weiter gepflegt und wieder an RISM exportiert werden.

Im Literaturarchiv in Marbach werden Konvolute von Bildobjekten (z.B. Fotos) oder Einzelobjekte (z.B. persönliche Gegenstände eines Künstlers) mit dem Modul "Bilder und Objekte" formal und inhaltlich erfasst.

aDIS/Archiv skizziert

Kernbereich

Den Kern von aDIS/Archiv bildet die Bestandsverwaltung (Nachlässe, Vorlässe, Sammlungen ...), die Verzeichnung von Archivalien (Handschriften, Musikquellen, Bildobjekte) und die gesonderte Beschreibung und Speicherung von visuellen, audio- und audiovisuellen Objekten in Multimedia. In diesem Kernbereich haben die Normdaten für die formale und inhaltliche Beschreibung, d.h. Verknüpfungen zu Personen, Körperschaften, zu Systematik und Thesaurus und zu Werktitel eine zentrale Aufgabe.
Je nach Anspruch des Archivs können diese Daten mit nationalen oder auch internationalen Systemen abgeglichen werden.
Zudem gibt es erweiterte Dialoge, die eine tiefe Erschließung erlauben. So kann etwa ein Bestand pauschal erschlossen und einzelne, wichtige Dokumente als solche vertieft in den Archivalien beschrieben werden. Der Dialog ist dabei so gestaltet, dass zwischen einer Kurzaufnahme und der Bereitstellung des vollständigen Kategorienschemas gewechselt werden kann.

Hierarchien

Im Ergebnis können wir beliebige Hierarchien der Sammlungen abbilden und variable Strukturen für unterschiedliche Arten oder Gattungen zur Verfügung stellen. Aufgrund der verwendeten Datenbanktechnologie gibt es keine Grenzen für die Anzahl oder den Speicherbedarf der zu archivierenden Dokumente.

Zugangsverwaltung

Die Zugangsverwaltung (Ingest) oder auch die Erwerbung von Archivalien und Beständen ist in der Regel sehr kundenspezifisch ausgelegt. Sie schließt die Formularverarbeitung für die Verwaltung von Lieferungen ebenso ein, wie die Abwicklung von Erwerbungsvorgängen mit der Verbuchung des gesamten Zahlungsverkehrs und der mehrjährigen Planung und Überwachung des Haushalts.

Benutzung

Die Benutzung ist in aDIS/Archiv auf die hier gegebenen Bedürfnisse abgestellt und mit einer Anwendung verknüpft, die Anträge zu Veröffentlichungen und für andere kommerzielle Zwecke verwaltet. Eine ausführliche Rechteverwaltung bestimmt die Nutzungsmöglichkeiten und differenziert den inhouse-Zugriff - wenn notwendig auf Gruppenebene - und das Angebot im Internet.

Restaurierung

Die Restaurierung und die Bestandsicherung wird durch eine umfassende Dokumentationsstruktur in aDIS/Archiv unterstützt. Hier können zu jedem Objekt aber auch zu einem Bestand Schadensbilder abgelegt, Maßnahmen beschrieben und Hinweise zur Aufbewahrung notiert werden. Zu einem Objekt können natürlich auch mehrere, zeitlich folgende Maßnahmen dokumentiert werden. Mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten lassen sich etwa gleichartige Schadensbilder vergleichen.

Hilfsmittel

Schließlich verfügt aDIS/Archiv über ein Anwendungsspektrum, in dem zumeist kundenspezifische Hilfsmittel für ein Archiv zur Verfügung gestellt werden. Hier werden beispielsweise Formulare für den Workflow oder Muster abgelegt, deren Anwendung bei der Erfassung für wiederholte Vorgänge die Arbeit erleichtert. Auch können hier maschinell erstellte Findbücher für den Druck oder für die Nutzung im Web vorgehalten werden.